PowerPoint haltuun

Moi rakkaat tilaajat ja internetlukijat! Tänään pohdimme, miten käännät PowerPointin stressistä eduksesi ja mitä muuta voit käyttää esityksesi tukena.

Jaa Pelkkää puhetta tutuillesi ja pyydä tilaamaan: https://kylmala.net/pelkkaa-puhetta/

Kaavoihin kangistuminen

Suomalaiset ovat hakoja pitämään tylsiä esityksiä ja puheita asenteella: ”Näinhän se kuuluu tehdä.” Näihin tapoihin kuuluvat kaikille tutut kalvosulkeiset. Kysy itseltäsi: oletko seurannut kymmenistä PowerPoint-kalvoista koostuvaa esitystä, jossa puhuja lukee kalvot ääneen ja pohtinut jälkeenpäin: ”Vitsi se oli hyvä!”?

Jos mietimme eri alojen ammattipuhujia, kuten Pekka Haavistoa tai puhujaksi muuttunutta Iron Maidenin Bruce Dickinsonia – miettivätkö he: ”Miten mä teen tarpeeks siistit PowerPoint-kalvot???!” Eivät. Hei eivät anna PowerPointille liikaa valtaa – he käyttävät sitä, jos siitä on hyötyä. Pekka Haavisto usein ei käytä PowerPointia lainkaan ja vetää silti hyvin.

Ottakaamme ammattilaisista oppia. Me lopetamme kalvosulkeiset nyt! Tästä lähin käytämme (tai olemme käyttämättä) tietokonetta, PowerPointia, videoita, musiikkia ja mitä tahansa muuta esityksissämme niin, että siitä tulee upea. Kaikki keinot ovat sallittuja. Käytä sitä, mikä toimii!

Työkalu: kun aloitat presiksen suunnittelun, aloita perusasioista – älä PowerPoint-kalvoista. Keskity, mitkä ovat esityksesi tavoite ja ydinviesti, ja miten palvelet yleisöäsi.

Mihin PowerPoint on hyvä

2000-luvun alussa suomalaiset insinöörit, bisnestyypit ja opettajat tajusivat, että isossa maailmassa esityksissä käytetään PowerPointia. Siitä tuli puheiden, valmennusten, presisten, konsultoinnin ja opettamisen yleinen standardi: esityksessä on oltava PowerPoint-slaideja, eihän se muuten ole mikään esitys. Tämä on soopaa ja meidän on aika kasvaa tästä säännöstä ulos.

Totuus on, että PowerPoint (kuten myös sen kilpailijat, kuten Prezi ja Canva) on mainio ohjelma ja kalvoista on joskus hyötyä. Menemme kuitenkin kalvohurmoksessamme yli, kun luulemme, että PowerPoint-kalvot ovat esityksemme ydin. Todellisuudessa, yleisöä ei kiinnosta PowerPoint-kalvosi, heitä kiinnostavat sinä ja asiasi. Sinä ja ydinviestisi olette esityksesi ydin – kaikki muu on toissijaista.

Ratkaisu on käyttää PowerPoint-kalvoja, kun niistä on hyötyä – jos et tarvitse niitä, älä tee PowerPoint-kalvoja. PowerPoint on paikallaan kolmessa tilanteessa:

1. Tahdot näyttää jotain siistiä: videon, animaation tai kauniita kuvia. Ehkä haluat aloittaa presiksesi audiovisuaalisella spektaakkelilla tai näyttää, mitä upeaa taidetta saat kamerallasi aikaiseksi.
2. Sinulla on näytettävänä tietoa, jota ei voi esittää sanallisesti, kuten taulukoita ja graafeja.
3. Esitystilassa on iso näyttö, johon voit laittaa taustakuvia.

Kolmesta PowerPointin vahvuudesta kohta 3 on vähiten tärkeä. Taustakuvitus voi tehdä esityksestäsi kivemman katsella, mutta pelkkä kosmeettinen lisä ei ole asia, jonka puolesta sinun kannattaa stressata. Sen sijaan kohdat 1 ja 2 ovat huomion arvoisia.

Tee esityksestäsi show

Jos esittelet uuden startuppisi, taideteoksesi, mainoksesi, lanseeraat uuden musiikkivideon tai järjestät tapahtuman, käytä videoiden ja kuvien voimaa. PowerPoint, projektorit ja isot näytöt ovat olemassa, jotta niillä näytettäisiin jotain upeaa – niitä ei ole keksitty, jotta voisit näyttää ranskalaiset viivasi seinällä.

Kun olet näyttänyt yleisölle upeat asiasi, kiinnitä huomio takaisin itseesi. Laita PowerPointiin tyhjä, musta kalvo, yrityksesi logo, taustakuvitusta tai laita projektori pois päältä – silloin yleisö ymmärtää, että on taas aika keskittyä sinuun. PowerPoint-kalvot vievät huomion sinusta pois ja yhteytesi yleisöön hapertuu. Videotykit tuovat myös oman ongelmansa: kun kalvo on heijastettu seinälle, olet lukittuna valokeilan ulkopuolelle, koska sen eteen käveleminen näyttää tyhmältä. Ota PowerPointista kaikki irti, kun sinulla on videoita ja kuvia, joita tahdot näyttää. Palauta niiden jälkeen huomio itseesi – sinä olet tähti, eivät PowerPoint-kalvosi.

Välitä tietoa kuvilla

PowerPoint-kalvoista on myös hyötyä, kun on näytettävä jotain, mitä on vaikea selittää sanoilla. Hyvä esimerkki on matematiikka. Kun esittelet, miten olet laskenut jotain vaikeaa, älä kerro sitä sanoin, näytä se.

Kuvaajat ja taulukot ovat toinen esimerkki asiasta, joka kannattaa mieluummin näyttää kuin kertoa. Hyvä kuvaaja kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Tee kuvaajistasi selkeitä ja helppoja ymmärtää – pidä huolta, että yleisö ymmärtää, mitä käppyräsi kertoo. Varsinkin, jos olet asiantuntija, kalvoillesi päätyy varmasti lukuisia graafeja. Pidä esitys selkeänä ja esitä yksi asia yhdellä kalvolla ja muista jatkuvasti esityksesi punainen lanka: ydinviestisi.

Ole konkreettinen!

Mutta hetkinen – riittääkö pelkkä sanahelinä? Kyllähän esityksessä pitää olla jotain käsinkosketeltavaa, joka näyttää, että jotain oikeaa työtäkin on tehty! Yritysvalmentaja Jari Parantainen on samaa mieltä. Kun kouluttaja, konsultti tai presentaation pitäjä antaa graafeja, papereita, esitteitä, ohjeita tai sitten niitä PowerPoint-kalvoja, asiakkaat kokevat saaneensa rahoilleen vastinetta ja opettajat näkevät, että läksyt on tehty. Sanojemme lisäksi meidän on usein oltava myös konkreettisia.

Helpoin keino olla konkreettinen on tuoda tavaroita esitykseesi mukaan. Jos pidät esitelmää öljytaloudesta, tuo esille kaikkea, mitä öljystä tehdään ja laita ne kiertämään yleisössä. Jos kehität uutta tuotetta, ota tuotteesi mukaan ja näytä, mitä sillä voi tehdä. Esitykseen saa ja kannattaa tuoda tavaraa mukaan. Palloja, leipää, halkoja (joita hakattiin livenä), prätkä, tiedehärpättimiä, kankaita, puunlehtiä, puunlehtien muotoon leikattuja kankaita, tulitikkuja, sateliitti, moottorisaha, energiajuomia, sensoreita, drone – näitä kaikkia olen nähnyt ja ne tekivät esityksestä paremman. Älä pelkää olla erilainen: tuo kiinnostavaa tavaraa lavalle!

Toinen tapa olla konkreettinen on kuvittaa asioita: esittää kuvia, videoita, graafeja ja muita hyödyllisiä visualisointeja. Tähän useimmiten käytetään PowerPointia, mutta sekään ei ole niin konkreettinen kuin vanhanaikaisemmat ratkaisut. On aina jännää, kun joku piirtää. Ota tussitaulu, piirtoheitin tai tietokoneesi piirtolevy haltuun ja piirrä samalla, kun kerrot! Muutkin vanhanaikaiset ratkaisut ovat käytössäsi: printtaa esitteitä, oppimateriaalia tai harjoituksia ja jaa ne yleisölle. Paperi, kynät ja piirtäminen ovat konkreettisempia, kuin softat ja pikselit.

Harjoituksia ja pohdittavaa

1. Kun esitelmöit, testaa mitä käy, kun näytät vain olennaisen ja laitat diashown sen jälkeen kiinni. Jos olet tottunut kalvosulkeisiin, tämä tuntuu oudolta, sillä yleisön huomio siirtyy kalvoista sinuun. Yhtäältä, sinun on oltava nyt fiksu ja filmaattinen, koska PowerPoint-kalvot eivät kannattele esitystäsi. Toisaalta, nyt voit herättää yleisön tylsistyneestä unestaan ja saat heidän huomionsa, jolloin vain taivas on rajana, mitä voit heidän mielellään tehdä.
2. Kun teet PowerPoint esitystä, muista, että tietokoneessasi on delete-näppäin – poista esityksestäsi kaikki epäolennainen ja teksti, jonka puhut kuitenkin ääneen. Käytä kalvoja siihen, mihin PowerPoint on tehty: näyttämään jotain siistiä tai kuvittamaan vaikeasti ymmärrettäviä asioita.
3. Mieti ennen seuraavaa puhetilannetta, mitä konkreettista voit ottaa tilanteeseen mukaan – hanki ja raahaa ne mukanasi. Konkreettisten asioiden hankinta vaatii työtä ja luovuutta, mutta emme me puhumista harjoittelekaan, koska se olisi helppoa.

Lisäpohdinta: symbolisetkin esineet ovat konkreettista. Lahjat ovat perinne, joilla korostetaan ihmissuhteen tärkeyttä. Kun tykkäät <3 jostakusta ja tahdot tuoda sen ilmi, anna hänelle kortti, kukka tai jotain muuta kaunista. Samasta syystä valtiojohtajilla on puheissa lippuja takanaan – he tuovat esineillä ilmi, mitä he edustavat. Älä unohda konkreettisten esineiden voimaa, vaikka kyseessä olisi jokin muu kuin esiintymistilanne.

Älä kangistu kalvosulkeisten valtaan! Puhellaan taas seuraavassa kirjeessä!

« Kaikki uutiskirjeet